作者：漯河烟厂曹俊丽
随着社会主义市场经济的不断深入和发展，档案在企业科研、经营管理和维护自身合法权益、创建企业文化等方面的作用越来越突出，加强档案管理工作对于增强企业市场竞争能力，促进企业各项工作全面、协调、可持续发展具有重要意义。因此，新形势下，要重视和加强企业档案工作，规范企业档案管理，使之更好地为企业改革与发展服务。
一、企业文件材料的归档范围
企业档案是指企业在各项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及声响等形式不同的历史记录。具体内容一般包括：（1）产品生产方面，有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等；(2)经营销售方面，有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等；(3)设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等；(4)技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料；(5)计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。(6)物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。(7)劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。(8)财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。(9) 人事档案。有干部职工的招聘及教育和技术培训的相关资料。(10) 党群工作类。有企业党务工作、行政工作、群团工作中的各种文件材料等。
二、做好企业档案管理工作的重要意义
（一）为企业管理者决策提供可靠的依据。企业领导的任何重大决策，都需要以确切的数据、详实的资料作参考，从中找出决策的依据；即使在总结工作、制订计划、处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确地指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。这些文件和资料很多都保存在档案里，因此，规范档案管理，建立齐全、完整、真实、准确的档案，可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况、适时调整经营策略提供准确依据，档案已成为企业各级管理人员加强企业管理的重要参谋。
（二）维护企业的经济利益和合法权益。企业档案真实地记载着企业的各项活动，记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某项知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器。同时，企业在经济运作中有时会遇到经济债务纠纷或侵权纠纷，而企业文字档案中的契约、合同等文书，具有法律效力，正是维护企业权益的法律凭证。因此，企业要想维护自身的经济利益和合法权益，在经济纠纷中立于不败之地，就必须加强档案管理，保存翔实、完整的企业档案做证据。
（三）凝聚企业文化的载体。档案是在企业发展中逐步积累和形成的，是企业历史的真实记录，是后人了解企业过去的最重要的途径。作为企业历史物质形态的传承载体，档案一方面为企业文化建设提供了历史借鉴和参考，同时也为凝聚文化、保持企业文化建设的一贯性和继承性提供了强有力的保障。企业可以利用档案信息举办专题展览或制作多媒体宣传品，为企业争创品牌效益、建设企业文化、开展员工教育、塑造企业形象服务。
三、如何做好企业档案管理工作
一是增强档案管理意识，把档案管理工作作为企业管理的基础工作抓实抓好。重视档案管理工作的软硬件建设，为档案管理部门开展工作创造最基本的条件，解决其库房、人员、设备和经费等问题。有专门的保存档案所必须的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；配备符合要求的档案装具及防磁、消毒、计算机等设备，确保档案保管安全。建立和完善包括存档范围、工作流程、操作规范、安全保管及保密在内的一整套档案管理制度，确保企业档案管理工作的规范化、制度化和标准化。
二是适应现代化企业发展的需要，加快档案信息化建设步伐。信息化是档案管理工作发展的重要方向，档案信息存储和处理的数字化、收集和传递的网络化已势在必行，所以企业必须加快档案的现代化管理工作，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则，将档案信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案之中。要针对自身形成电子文件的特点和企业业务、管理流程的需要，按照统筹规划、分步实施及保障安全的原则，实现信息资源共享、信息服务网络化，确保档案管理工作不断适应企业现代化发展的需要。
三是加强企业档案管理人才培养，建立一支高素质的档案管理队伍。档案管理是一门专业性强的业务，高素质的档案管理人员是做好档案管理工作和保证档案服务质量的先决条件，因此企业要尽量安排素质高、专业能力强的员工专门从事档案工作，支持他们通过各种学习、培训提升专业水平，通过交流获取先进经验，从而提高档案管理的整体水平。并尽量保持人员稳定，以利于档案人员熟悉业务，提高服务水平。同时，还要着重增强企业档案管理者的政治素质和职业道德素质，树立企业档案管理工作者要为档案利用者提供优质服务的准则，来提高其服务质量。
四是牢固树立服务意识，最大限度地发挥档案和档案管理工作在企业发展中的作用。利用是档案工作的生命力所在，只有利用，档案才有价值，档案管理工作才有活力。档案管理工作者要注重加强与企业各部门的联系与沟通，掌握企业的动态，充分利用档案的资源优势，及时为企业的生产、经营、管理、技改、研发和对外交往提供直接的参考服务；利用库存资料编辑宣传册、举办图片展，宣传企业的发展，以增强企业的向心力，树立企业良好的外部形象。
总之，企业应该从对历史和未来负责的高度来认识新形势下档案管理工作的重要性，增强做好档案管理工作的责任感和紧迫感，与时俱进，努力提高档案管理的整体水平，为档案事业的发展创造良好的条件。
责任编辑：翟婷
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